Certificación ISO 9001:2015
¿Qué es la Norma ISO 9001:2015?
Es un estándar internacional que puede implementarse en cualquier empresa, sin importar su giro o tamaño, el objetivo de esta norma es fomentar una cultura de mejora continua que parta desde la prevención hasta la acción cuando no se alcancen los resultados deseados.
En este enfoque lo que la Norma busca es asegurar que, por un lado, el cliente obtenga el producto o servicio que le fue prometido, tanto en cantidad, calidad, tiempo, lugar de entrega, etc. y por el otro lado busca asegurar que la empresa consiga los objetivos deseados, tanto en calidad como en rentabilidad.
¿Qué se necesita para obtener la certificación?
Se podría resumir en lo siguiente:
1.- Haber implementado todos los requisitos de la Norma (se explican a detalle más adelante)
2.- Comprobar que el sistema se ha estado usando por lo menos durante 2 meses
3.- Haber realizado un ejercicio de auditoria interna
4.- Haber llevado a cabo la Revisión por la Dirección
¿En cuánto tiempo puedo obtener la certificación?
Depende de factores como el tamaño de la empresa, el giro, el número de actividades que se realizan y del tiempo que puedas dedicarle a la implementación, si tienes una PYME de no más de 15 empleados y contratas una consultoría o puedes asignar un recurso que dedique al menos el 80% de su tiempo a la implementación podrás lograrlo en un tiempo de entre 3 y 4 meses, desde el inicio del proyecto hasta la obtención del certificado.
La siguiente tabla muestra un promedio de tiempos de implementación basado el el número de empleados
1 - 15 empleados = 3 a 4 meses
16 - 30 empleados = 4 a 5 meses
31 - 60 empleados = 5 a 6 meses
61 - 100 empleados = 6 a 7 meses
Sí deseas conocer el tiempo de implementación real en tu empresa ponte en contacto con nosotros y con gusto te ayudamos
¿Qué puedo hacer si me urge la certificación?
Podemos implementar un programa de certificación acelerado, donde podrías obtener la certificación en poco menos de 3 meses, recuerda que un requisito para obtener la certificación es tener un sistema implementado durante al menos 2 meses.
En este tiempo, podemos apoyarte con la generación de una carta membretada y firmada donde confirmamos que te encuentras en un proceso de certificación y que estás comprometido a obtener el resultado en una fecha determinada.
¿Cuánto cuesta la certificación?
Existen varios factores que determinan la inversión necesaria, entre ellos destacan:
1.- El número de empleados
2.- El número de sedes / sucursales
3.- El giro y complejidad de la actividad
4.- Si requieres apoyo (consultoría) en la implementación de la Norma
5.- El organismo de certificación que selecciones
A continuación te mostramos una tabla de la inversión promedio requerida para empresas con una sola sucursal basandonos en el número de empleados.
1 - 10 empleados = Desde $80,000.00 por consultoría y desde $20,000.00 por la certificación
11 - 15 empleados = Desde $80,000.00 por consultoría y desde $27,000.00 por la certificación
16 - 25 empleados = Desde $95,000.00 por consultoría y desde $35,000.00 por la certificación
26 - 45 empleados = Desde $100,000.00 por consultoría y desde $50,000.00 por la certificación
46 - 65 empleados = Desde $120,000.00 por consultoría y desde $60,000.00 por la certificación
Sí deseas conocer la inversión real requerida en tu empresa ponte en contacto con nosotros y con gusto te ayudamos
¿Qué puedo hacer si tengo poco presupuesto?
Contamos con un programa especial para PYMES donde puedes obtener la certificación con un presupuesto total (Consultoría y Certificación) desde $70,000.00 + I.V.A., esto representa un ahorro para tu empresa de entre 20% y 40%, te invitamos a conocer los detalles de este servicio haciendo clic aqui.
¿Cuánto tiempo dura la certificación?
El certificado se emite por 3 años y deberás recibir al menos una auditoria anual para validar que el sistema se mantiene y está siendo efectivo, en caso de que el Sistema no se haya mantenido pueden llegar a suspenderte o incluso cancelarte el certificado.
Por otro lado, si por alguna razón decides no continuar con el proceso en el lapso de esos 3 años se da aviso al organismo certificador para que se haga el tramite de cancelación correspondiente.
¿Qué pasa si no apruebo la certificación?
En una auditoria de certificación existen 3 escenarios posibles.
Auditoria con 0 No Conformidades: Es el escenario ideal, en este caso eres recomendado para obtener la certificación, únicamente esperas que te entreguen tu certificado.
Auditoria con No Conformidades Menores: En este escenario el auditor te dará un reporte de lo que no se cumplió al 100% y tendrás que emitir un plan de acción donde le digas al auditor por qué sucedió y cómo planeas corregirlo, el auditor deberá revisarlo y si considera que el plan es adecuado te dará su vo.bo. para que seas recomendado para obtener la certificación. Este proceso no tiene un costo adicional pero retrasa la emisión de tu certificado hasta por un mes (dependiendo del tiempo que tardes en enviar tu plan de acción y del tiempo que el auditor tarde en revisarlo).
Auditoria con No Conformidades Mayores: Es el peor escenario, esto significa que se omitió un requerimiento por completo, razón por la cuál se tiene que programar una siguiente auditoria para que el auditor regrese a válidar que la desviación se ha atendido de manera efectiva. Este proceso implica un pago adicional y un retraso en la certificación de al menos 1 mes, dependiendo de la gracedad de la desviación y el tiempo que tardes en corregirlo.
Recuerda que en DHP Consultores garantizamos la certificación desde el primer intento, y, en una situación extraordinaria, si existiera alguna No Conformidad Mayor, nosotros absorbemos los costos derivados ya que es una falla en el servicio.
¿Cuáles son los beneficios de obtener la certificación?
Podemos dividir los beneficios en dos vertientes principales:
Beneficios comerciales: Una certificación ISO brinda un mayor prestigio ante los clientes ya que un tercero independiente a validado que la empresa tiene una cultura de mejora continua, es decir, que esta comprometida con mejorar sus servicios constantemente, por otro lado, es muy común que el sector gobierno y los clientes transnacionales o de sectores como el automovilistico los pidan para poder ser parte de su cadena de suministro.
Beneficios para la empresa:
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Ayuda a esclarecer las funciones de cada persona
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Estandariza la manera en la que se llevan a cabo las actividades de la empresa
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Ayuda a generar mediciones para que la empresa tome decisiones en hechos, no en supuestos
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Fomenta una cultura de trabajo en equipo
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Es capaz de identificar problemas o mejoras y proponer soluciones
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Mejora el clima laboral dentro de la organización
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Elimina actividades duplicadas o innecesarias
Inquietudes más frecuentes:
1.- ¿Tengo que documentar todo lo que hago y llenarme de formatos que no necesito?
No, esta versión de la Norma no pide ningún procedimiento documentado, pide registros (evidencias) de que las actividades se han llevado a cabo conforme a lo planeado, mismos que te aseguro tu organización ya lleva a cabo.
En DHP Consultores sabemos que una empresa debe poner sus energías en producir más que en documentar cosas que no te agregan valor, por ello implementamos sistemas esbeltos, sin burocracia y a la vez efectivos para que lejos de generarte más carga de trabajo te ayudemos a agilizar tus actividades administrativas.
2.- ¿Tengo que tener un excelente nivel de calidad para certificarme?
No, la norma lo que pide es que implementes una cultura de mejora continua dentro de tu organización, es decir, no importa que hayas tenido quejas, rechazos, mermas, incumplimientos en entregas, incumplimiento de indicadores, etc, siempre y cuando hayas realizado una acción correctiva, es decir, analizar por qué sucedió, determinar un plan de acción para evitar que vuelva a suceder y evalues que realmente el problema fue solucionado.
Ten en cuenta que mientras más tiempo mantengas la certificación mayor será la mejora que deberá observarse en tu empresa.
3.- ¿Debo cumplir con los requerimientos legales para poder obtener la certificación?
En estricto sentido la Norma contempla el cumplimiento a los requerimientos legales aplicables, sin embargo basta con que los tengas identificados y pongas un plan para su cumplimiento, recuerda que el enfoque principal de esta Norma es la calidad y no los requisitos legales cómo seguridad o medio ambiente.
4.- ¿Cuánto tiempo debe destinar mi personal para la implementación y quiénes estarán involucrados?
En un Sistema de Gestión de Calidad todos en tu empresa tendrán que participar, sin embargo, el grado de participación dependerá de las funciones y puestos que ocupen, a continuación te presentamos un escenario común.
Operadores y personal auxiliar administrativo: Requieren de una inducción al sistema y difusión de los requerimientos que deben cumplir así como la documentación que deben llevar, tienen muy poca participación activa en general, tiempo promedio es de 30 minutos cada 15 días, no al mismo tiempo para evitar afectaciones al servicio.
Jefes de área: Tienen una participación más activa ya que con ellos se elaboran análisis de riesgos, descripciones de puesto, procedimientos de trabajo e indicadores de desempeño, entre otras actividades de monitoreo, el tiempo que ocupamos promedio es de 30 minutos a la semana.
Directores: Tienen una participación relevante pero poco activa ya que su labor fundamental es promover el cumpimiento del Sistema de Gestión de Calidad y asignar los recursos necesarios (tiempos, capacitaciones, etc.). Al principio del proyecto se requiere de una sesión de entre 1 y 2 horas para conoces el contexto de la organización, filosofía de calidad de la empresa y objetivos e indicadores, posteriormente se requerirá de una sesión de 1 hora para hacer la Revisión por la Dirección y una pequeña capacitación para prepararnos para la auditoria de certificación.
Responsable del SGC: Está persona es con quién más tendremos contacto, ya que será quién nos ayude a coordinar capacitaciones, reuniones y recibirá la inducción de la Norma en general, de esta persona requeriremos de un tiempo promedio efectivo de 1 hora a la semana.
5.- Además de la consultoría y la certificación ¿Qué otros costos debo contemplar?
Debes contemplar que en caso de que tengas equipos de medición estos deberán estar calibrados, el resto serán gastos menores básicamente relacionados con artículos de papeleria.
6.- Soy una PYME y mi personal solo tiene escolaridad básica ¿Eso impide que me certifique?
De ninguna manera, la Norma dice que tu eres libre de determinar el perfil que debe tener el personal para ocupar el puesto que le has asignado, quisa para tu empresa es más importante contratar gente que tenga mucha experiencia por encima de la escolaridad que tenga, adicional a ello la Norma te dice que si una persona no cumple con el perfil que tu has determinado puedes implementar un plan de capacitación (interna o externa) para complementar su perfil.
¿Cuáles son las actividades del proceso de certificación?
A continuación te decimos brevemente que requisitos debe cumplir tu empresa para poder obtener la certificación ISO 9001:2015
Contexto de la organización: Consiste en identificar cuáles son los factores internos (compromiso del personal, estabilidad económica, prestigio de la organización, etc.) y externos (avance tecnológico, requerimientos legales, habitos y costumbres de la población, etc.) que influyen a favor o en contra para que una organización alcance los resultados deseados, de tal forma que la empresa pueda planear actividades para mitigar los efectos contrarios y aprovechar los efectos a favor.
Partes interesadas: Determinar quiénes son las personas y entidades internas (empleados, accionistas) y externas (gobierno, clientes, proveedores, población aledaña, etc.) que se ven beneficiadas o afectadas por la existencia de la empresa así como los requisitos que me piden para poder proporcionar mis servicios con la finalidad de planear cómo se van a cumplir.
Determinación de los procesos: Identificar qué procesos existendentro de mi empresa así como la secuencia e interacción entre ellos, con la finalidad de aplicar métodos de control, determinar los recursos necesarios de su operación, definir roles y responsabilidades y evaluar los riesgos de cada proceso.
Política de Calidad: La Dirección General o Comité Directivo deben determinar una Política de Calidad apropieda para la empresa y que cumpla con los requerimientos normativos.
Riesgos y Oportunidades: Deberán de identificarse, por cada proceso, qué es lo que puedo ocasionar que no se cumplan con los objetivos de calidad y rentabilidad de la empresa con la finalidad de determinar prioridades y planes de acción para mitigar estos riesgos. Por otro lado la organización debe determinar qué oportunidades tiene para que pueda seguir creciendo o mejorar sus resultados para de igual forma establecer un plan de acción y aprovechar estas situaciones.
Objetivos e indicadores: La Dirección General o Comité Directivo deberá determinar cuáles son los objetivos a alcanzar para la empresa, tanto en ventas, rentabilidad, calidad o algún proyecto que deseen alcanzar. Por otro lado, cada Director, Gerente o Líder de proceso deberá determinar un indicador para el proceso que representa, este indicador es el que reflejará si se están alcanzando o no los resultados esperados.
Recursos de seguimiento y medición: En caso de que existan equipos de medición deberá establecerse un programa de calibración para asegurar la confiabilidad de las mediciones obtenidas.
Competencia del personal: Definir qué actividades desarrollará cada puesto dentro de la organización, así como establecer el perfil de puesto que se necesita para cumplir con dichas funciones, es decir, que escolaridad, que formación y cuánta experiencia se requiere para llevar las tareas a buen puerto.
Una vez definidas será necesario evaluar que las personas cumplan con el perfil definido y en caso de detectarse oportunidades de mejora se debe tomar acción para atender dichas desviaciones para por último evaluar que dichas acciones fueron efectivas.
Control de documentos: Definir controles para asegurar que la documentación (procedimientos y formatos) que se utiliza dentro de la organización ha sido devidamente revisada para asegurar qué las indicaciones e información difundida sea la que necesita la empresa para asegurar la calidad de su producto / servicio. Además, es necesario vigilar que cuando exista un cambio este sea difundido a las personas involucradas y se asegure que la información obsoleta sea separada para prevenir su uso no intencionado.
Requisitos para el producto o servicio: Establecer controles para identificar qué es lo que el cliente nos ha pedido, revisar que la empresa tenga la capacidad de proporcionar dicho producto / servicio previo a la aceptación del proyecto y validar que cualquier cambio solicitado posteriormente por el cliente será notificado oportunamente dentro de la organización.
Diseño y Desarrollo: En caso de que la empresa lleve a cabo esta actividad, deberán definirse criterios y controles para identificar qué es lo que requiere el cliente, para que se utilizará, que requerimientos legales deben cumplirse, entre otros elementos de entreda para el diseño. La empresa deberá contar también con lineamientos y controles para asegurar que el diseño se está llevando conforme a lo planeado y se están logrando los resultados deseados para finalmente validar que el resultado se adapta a lo que el cliente necesita y se han cumplido todos los requerimientos legales aplicables.
Control de Proveedores: Aquellos proveedores que influyan directamente en la calidad o percepción del cliente sobre mi producto o servicio deberán ser evaluados para validar que cumplen con los requerimientos de calidad establecidos por mi empresa y tener certeza de que puedo seguir colaborando con ellos.
Control de la Producción: Aseguar que el proceso productivo se lleva a cabo de manera adecuada, validar que el producto cumplió con los requisitos de calidad establecidos, que el producto no fue dañado durante su almacenamiento y que puedo ser enviado al cliente.
Control de la Salidad No Conformes: Se debe contar un una metodología que permita a la empresa separar el producto que no cumplió con los requisitos de calidad, identificarlo y separarlo para prevenir su entrega o uso no intencionado.
Satisfacción del cliente: La empresa debe determinar una metodología para medir que tan conforme se encuentra nuestro cliente con respecto al servicio que le hemos proporcionado, normalmente es a través de una encuesta, pero existen otras maneras de medirlo.
Auditoria interna: La empresa debe formar su equipo de auditores internos para que, de manera periodica se auto evalue el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad.
Revisión por la Dirección: Es el ejercicio en el cuál se lleva a cabo una revisión general del Sistema de Gestión de Calidad, aquí se le dice a la Dirección General o Comité Directivo cúal fue el resultado de la auditoria interna, cuántas acciones correctivas hemos tenido, si es que existen quejas de los clientes, cómo ha sido el resultado de los planes de acción implementados para prevenir los riesgos y oportunidades, cuál fue el resultado de la medición de la percepción del cliente, si los proveedores que tenemos han estado cumpliendo su nivel de calidad, el resultado de la medición de los objetivos e indicadores, entre otros.
Acción Correctiva / Mejora: Se debe contar con una metodología de atención para las desviaciones que surjan durante la operación del sistema, esta metodología debe contemplar cómo identificar la causa raíz de un problema, la definición de planes de acción para su corrección y la evaluación de la efectividad de dicho plan de acción.
Estas son, en resumen, las actividades que deben llevarse a cabo para poder obtener la certificación ISO 9001:2015, si tienes alguna duda en particular recuerda que siempre puedes ponerte en contacto con alguno de nuestros consultores quienes con gusto resolveremos todas tus inquietudes.